URANO E-Procurement Konzept

Unser E-Procurement Verständnis

Jeder Beschaffungsprozess in einem mittleren oder Großunternehmen verursacht Prozesskosten ab 50 € (laut den führenden Unternehmensberatungen im Schnitt zwischen 150 € und 250 €), egal, ob es sich um den Einkauf von zehn Tastaturen oder einer kompletten Serveranlage und der dazugehörigen Infrastruktur handelt. Der Aufwand entsteht innerhalb des kaufenden Unternehmens, hauptsächlich durch verschiedene Hierarchiestufen, Suchen nach Produktinformationen, Einholung von Angeboten und Genehmigungen, mehrfachen Medienbrüchen, Buchführungsaufwand usw. Diese Kosten stehen häufig in keinem Verhältnis zum Wert des beschaffenden Gutes.

Durch E-Procurement werden viele wiederkehrende, notwendige Handlungen auf ein Minimum beschränkt. Preisverhandlungen werden einmalig (in wiederkehrenden Abständen, bezogen auf den EK-Preis, Open Book) durchgeführt. Budgets werden elektronisch festgelegt, Medienbrüche werden vermieden. Einkaufs-, Bestell- und Lieferprozesse werden standardisiert und kostengünstig abgewickelt.

Es besteht unter anderem die Möglichkeit, jeden Mitarbeiter die Bestellungen über eine webbasierte Schnittstelle selbst durchführen zu lassen. Die Einkaufsabteilung definiert zuvor einen Warenkorb, aus dem der Mitarbeiter wählen kann. Die Bestellung wird, falls genehmigungspflichtig, erst autorisiert oder sofort ausgeführt. Der interne Bearbeitungsaufwand wird so reduziert und die Prozesskosten gesenkt.

Kataloge für IT-Produkte erfahren jeden Tag bis zu 600 Aktualisierungen und 10.000 Änderungen. Theoretisch müsste täglich ein neuer Katalog ins E-Procurement-System eingespeist werden. Praktisch ist dies ein Ding der Unmöglichkeit. Gesucht wird daher ein System, das sich in die Arbeitsabläufe von Umgebungen wie SAP und Ariba nahtlos eingliedert: der URANO E-Procurement Shop.

Das Nutzen für beide Partner

Durch die unmittelbare Vernetzung zweier interner Systeme ergeben sich für beide (!) Seiten meistens erhebliche Prozesskosteneinsparungen. Die betriebsinternen Vorgänge auf beiden Seiten erfolgen ohne Medienbruch, was Kosten verringert und Reibungsverluste minimiert.

Die Vorteile für Sie

Durch E-Procurement lassen sich die Prozesskosten der Beschaffung auf verschiedenen Ebenen erheblich senken:

  • Durch die elektronische Vernetzung der Systeme mit URANO und der Kunden gibt es keine Medienbrüche mehr. Daten werden automatisiert übertragen, statt teure Arbeitszeit bezahlen zu müssen.
  • Durch Festlegung des Produktportfolios durch den Kunden können Inkompatibilitäten in den Systemen des Kunden bereits vorab ausgeschlossen werden. Die Einschränkung der Auswahl spart Kosten im Bereich Beratung, Service, Wartung und Schulung.
  • Durch Festlegung eines oder weniger Lieferanten lassen sich günstige Einkaufskonditionen aushandeln. Die einmalige Verhandlung der Einkaufskonditionen spart Zeit und senkt Prozesskosten. Die Abwicklung, die Bestellung, der Versand und die Rechnungsstellung, sowie die Bezahlung lassen sich standardisieren, was weitere Ressourcen schont.
  • Niedrige Kosten durch standardisierte Prozesse.

Die Funktionsweise

Der Kunde loggt sich in sein E-Procurement System ein und wählt dort den E-Procurement Shop der URANO Informationssysteme GmbH, der als externer Katalog konfiguriert ist. In einem neuen Browserfenster stellt der Kunde seinen Warenkorb zusammen. Danach werden die ausgewählten Artikel an das E-Procurement System gesendet. Um auch die Arbeitsabläufe in der Buchhaltung und beim Controlling zu vereinfachen und zu automatisieren, können Warengruppencodes wie z.B. kundenspezifische Sach- oder Materialkonten vollautomatisch durch den E-Procurement Shop generiert werden. Dabei lassen sich durch Kontrollinstanzen Bestellobergrenzen bei einzelnen Artikeln oder Warengruppen festlegen. Auch spezielle Kosten und Pauschalen (z.B. für Versand und Rechnung) können vollautomatisch berücksichtigt und übermittelt werden.

Folgende Schnittstellen werden unterstützt

  • SAP OCI Version 1 bis 3
  • Ariba PunchOut

Folgende Einkaufssysteme können angebunden werden

  • SAP Supplier Relationship Management (SRM) / Enterprise Buyer
  • Heiler Software PPM /PPC
  • Healy Hudson Impact Ordering
  • IBX eProcurement (trimondo)
  • Ariba Buyer


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